Verwerkersovereenkomst

Versie 1.0 · 25 september 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de Voorwaarden en geldt voor elk dossier dat een bureau aanlevert, via het formulier, per mail of via de koppeling. Door aan te leveren gaat u ermee akkoord. Wilt u een ondertekend exemplaar voor uw eigen administratie, vraag het dan aan via info@checkjequickscan.nl.

1. Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: het bureau dat een dossier aanlevert, hierna "u".
Verwerker: Van Der Ham Ecologie, handelend onder de naam Checkjequickscan, Koepellaan 11, 3705 ZS Zeist, KvK-nummer 88425789, hierna "wij".

2. Waarvoor wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om het aangeleverde onderzoeksrapport en de projectstukken te controleren en daarover een controlerapport te leveren, zoals beschreven in de Voorwaarden. Voor een ander doel verwerken wij ze niet. Wij gebruiken uw stukken niet om onze controles te ontwikkelen en er wordt geen model op getraind.

3. Welke gegevens, van wie

In de aangeleverde stukken staan doorgaans namen, adressen en contactgegevens van opdrachtgevers, bewoners, grondeigenaren en opstellers, en geregeld foto's van gebouwen en percelen. Daarnaast verwerken wij de naam, het mailadres en het bureau van degene die aanlevert. Bijzondere persoonsgegevens horen niet in een ecologisch onderzoeksrapport; staan ze er toch in, dan verwerken wij ze alleen als onderdeel van het document en voor het doel uit artikel 2.

4. Duur en bewaren

Deze overeenkomst loopt zolang wij gegevens voor u verwerken. Uw stukken worden binnen zeven dagen na aflevering van het rapport verwijderd; wat er daarna nog staat, en hoelang, staat onder Privacy en bewaartermijn. Bij het einde hoeven wij niets terug te geven: het controlerapport heeft u dan al, en uw stukken zijn verwijderd.

5. Alleen op uw instructie

Wij verwerken alleen op uw instructie. Die instructie is de aanlevering zelf, samen met deze overeenkomst en de Voorwaarden. Aanwijzingen in een aangeleverd stuk over hoe het beoordeeld zou moeten worden, gelden niet als instructie. Zijn wij wettelijk verplicht tot een andere verwerking, dan melden wij u dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

6. Geheimhouding

Wij houden de gegevens geheim. Er leest bij ons geen mens mee: de verwerking verloopt zonder tussenkomst, van binnengekomen dossier tot verstuurd rapport. Wie bij ons toegang heeft tot de systemen, is tot geheimhouding verplicht.

7. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals artikel 32 van de AVG vraagt. In elk geval:

aanleveren kan alleen over een versleutelde verbinding;
de opslag staat in de Europese Unie, is niet publiek benaderbaar en wist alles na zeven dagen, met daarnaast een eigen opruimronde voor het geval die regel ooit wegvalt;
de koppeling werkt alleen met een sleutel per bureau, waarvan wij alleen een afdruk bewaren, en een sleutel geeft alleen toegang tot de dossiers van het eigen bureau;
er is geen beheerscherm waarop iemand stukken kan inzien;
de toegangssleutels tot onze eigen systemen staan alleen op de machine die de verwerking draait.

8. Subverwerkers

U geeft toestemming voor deze subverwerkers:

Cloudflare: ontvangst en opslag van aanleveringen via het formulier en de koppeling, in de Europese Unie.
Anthropic: het taalmodel dat de inhoudelijke controles uitvoert, in de Verenigde Staten.
Google: onze mail en onze opslag: het controlerapport gaat per mail, en staat tot zeven dagen na aflevering in onze opslag.
Moneybird: onze administratie: de naam, het adres en de factuurgegevens van uw bureau, geen stukken.

Voor elk van hen gelden de verwerkersvoorwaarden die bij hun dienst horen. Een nieuwe subverwerker melden wij minstens een maand van tevoren aan iedereen die in het voorafgaande jaar een dossier heeft aangeleverd. U kunt daartegen bezwaar maken; komen wij er niet uit, dan kunt u stoppen met aanleveren, en loopt een abonnement af aan het eind van de maand.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Anthropic verwerkt de tekst van uw rapport in de Verenigde Staten, en ook Google kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zoals opgenomen in hun verwerkersvoorwaarden.

10. Bijstand

Wij helpen u, voor zover dat redelijk is gezien de aard van de verwerking, bij verzoeken van betrokkenen om inzage, rectificatie of verwijdering, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens. Door de bewaartermijn is er zeven dagen na aflevering doorgaans niets meer om in te zien.

11. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk op de beveiliging die uw gegevens raakt, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking. Wij sturen mee wat wij op dat moment weten: wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat wij hebben gedaan om de gevolgen te beperken, en vullen dat aan zodra er meer bekend is. U beslist of u het meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen.

12. Controle

Wij geven u de informatie die nodig is om na te gaan dat wij ons aan deze overeenkomst houden. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk, op uw kosten, na een aankondiging van minstens vier weken en hooguit eenmaal per jaar, tenzij er een concrete aanwijzing is voor een tekortkoming. Een audit gaat over de verwerking van uw gegevens, niet over de stukken van andere bureaus en niet over onze controles zelf.

13. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid geldt artikel 9 van de Voorwaarden.

14. Wijzigingen, rangorde en toepasselijk recht

Wijzigen wij deze overeenkomst, dan melden wij dat vooraf aan iedereen die in het voorafgaande jaar een dossier heeft aangeleverd; de datum bovenaan zegt welke versie geldt. Spreken deze overeenkomst en de Voorwaarden elkaar tegen over de verwerking van persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, en geschillen gaan naar de rechter uit artikel 13 van de Voorwaarden.