Wat er met uw dossier gebeurt

Versie 1.1 · 4 september 2026

U levert het werk van uw eigen bureau aan, meestal voordat het is ingediend. Dan moet vastliggen waar het blijft en hoelang. Deze pagina zegt dat in gewone zinnen; de juridische uitwerking staat in de verwerkersovereenkomst die u bij het eerste dossier ontvangt.

De korte versie

Alleen degene die aanlevert en het taalmodel dat verwerkt zien uw stukken. Geen mens bij ons leest ze, ook niet bij een vraag achteraf.
Uw stukken worden binnen zeven dagen na aflevering van het rapport verwijderd, ook uit de postbus, en niet gearchiveerd.
De bevindingen blijven bij u. Wij bewaren ze niet.
Wij trainen geen model op rapporten van bureaus. Niet op wat u aanlevert, en niet op wat ergens openbaar staat.

Welke gegevens u ons stuurt

Een ecologisch onderzoeksrapport bevat vrijwel altijd een adres, en geregeld ook namen: van de opdrachtgever, van bewoners, van de opsteller. Dat zijn persoonsgegevens. Daarnaast is het rapport commercieel gevoelig: het is uw werk, en vaak is het nog niet ingediend. Wij behandelen beide met dezelfde zorg.

Levert u aan via het formulier, dan ziet ons ontvangstpunt ook uw IP-adres; dat hoort bij het opzetten van een verbinding en valt niet uit te zetten. Wij bewaren dat adres niet. Wat wij er wel uit vastleggen is het land, om te kunnen zien of een aanvraag uit Nederland komt.

Waarop wij ons baseren

Het beoordelen van uw dossier: uitvoering van de overeenkomst met u, artikel 6 lid 1 onder b AVG.
Het register van wie al een beoordeling heeft gehad: gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f: zonder dat register kunnen wij de kosteloze eerste beoordeling niet uitvoeren zoals afgesproken.
Weren van misbruik van het aanleverpunt: gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f.
Onze administratie: wettelijke verplichting, artikel 6 lid 1 onder c, in verband met de fiscale bewaarplicht.

Wie waarvoor verantwoordelijk is

U: bent verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt welke stukken u aanlevert en met welk doel.
Wij: zijn verwerker. Wij verwerken uw stukken uitsluitend om het tegenleesrapport te maken, en voor niets anders.
Cloudflare: is subverwerker zodra u aanlevert via het formulier op deze site. Uw stukken komen dan binnen op hun netwerk en staan in opslag die wij beheren, in de Europese Unie, met een verwijderregel van zeven dagen. Levert u per mail aan, dan komt Cloudflare er niet aan te pas.
Anthropic: is subverwerker. Het taalmodel dat de inhoudelijke controles uitvoert draait bij hen. De tekst van uw rapport gaat daarvoor naar hun dienst. De voorwaarden waaronder zij invoer verwerken, waaronder hun bewaartermijn en de afspraak dat invoer niet voor training wordt gebruikt, staan in de verwerkersovereenkomst.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Cloudflare neemt uw stukken aan in opslag die wij hebben ingesteld op de Europese Unie. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten, en de tekst van uw rapport gaat naar hun dienst. Voor die doorgifte gelden de afspraken uit de verwerkersovereenkomst met hen, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wilt u die stukken inzien voordat u aanlevert, vraag ze dan op; dan sturen wij ze toe.

Hoe wij het beveiligen

Het aanleverpunt werkt uitsluitend over een versleutelde verbinding en neemt alleen pdf-bestanden aan, herkend aan de inhoud en niet aan de bestandsnaam. De opslag is niet publiek benaderbaar en draagt een verwijderregel die na zeven dagen alles wist, ook als wij zelf zouden vergeten op te ruimen. Toegangssleutels staan uitsluitend op de machine die de verwerking draait. Er is geen beheerscherm waarop iemand uw stukken zou kunnen inzien.

Hoelang wij iets bewaren

Uw stukken: tot zeven dagen na aflevering van het rapport. Daarna verwijderd, inclusief de kopie in de postbus en die in de aanleveropslag. Wij kunnen ze dan niet opnieuw sturen.
Het rapport: even lang. Bewaart u het zelf; wij houden geen archief.
De bevindingen: niet. De tekst van wat wij vonden verdwijnt met het dossier.
Een register: blijft staan: uw bureau, uw maildomein, het kenmerk en de datum van elk dossier. Dat is nodig omdat de eerste beoordeling kosteloos is en de volgende op factuur gaan; zonder dat register weten wij niet de hoeveelste u bent. Er staat niets uit het dossier zelf in: geen bestandsnamen, geen adres van het plangebied en geen bevindingen.
Een teller op de controles: blijft eveneens staan: hoeveel bevindingen er waren en welke controle aansloeg. Daarmee zien wij of een controle te ruim staat. Die teller is los van het register en bevat geen naam en geen document.
Onze administratie: naam, adres en factuurgegevens bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat eist.

Waarom wij niet meelezen

Dit is de kern, en het is geen beleefdheid. U bent een ecologisch adviesbureau en u levert uw eigen werk aan. Zou er bij ons iemand meelezen, dan zou u dat terecht niet doen. De keten draait daarom zonder tussenkomst: van binnengekomen dossier tot klaargezet rapport komt er geen mens aan te pas.

Wat wij niet doen

Geen doorverkoop, geen delen met derden buiten de hierboven genoemde subverwerkers.
Geen gebruik van uw rapport om onze controles te trainen.
Geen opname van uw rapport in enige kennisbank of verzameling.
Geen aanvragen van omwonenden, belanghebbenden of bevoegd gezag over andermans rapport.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, op rectificatie, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op overdracht van uw gegevens en op bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Gezien de bewaartermijn hierboven is er doorgaans binnen een week niets meer om in te zien; wat er dan nog is, is het register en de administratie.

Een verzoek stuurt u aan info@checkjequickscan.nl en wij reageren binnen een maand. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring aanpassen als de dienst verandert. De datum bovenaan zegt welke versie geldt. Verandert er iets wezenlijks aan wat wij met uw stukken doen, dan laten wij dat weten aan iedereen die in het voorafgaande jaar een dossier heeft aangeleverd.

Cookies

Deze site plaatst geen cookies en meet geen bezoek. Er staat geen statistiekdienst op.

← terug